اطلاعیه HIPAA

نقش ما تحت HIPAA

مشتریان ما، مانند پزشکان، کلینیک‌ها و سایر ارائه دهندگان خدمات درمانی، نهادهای تحت پوشش HIPAA هستند. هنگامی که ما از طرف آنها خدمات پذیرش، صدور صورتحساب، چرخه درآمد یا خدمات نرم‌افزاری که شامل PHI می‌شود را انجام می‌دهیم، InCareMD به عنوان همکار تجاری آنها عمل می‌کند. ما PHI را فقط طبق توافق‌نامه همکاری تجاری و HIPAA و فقط برای ارائه خدماتی که مشتری درخواست کرده است، استفاده و افشا می‌کنیم.

قراردادهای همکاری تجاری

ما قبل از شروع هر کاری و قبل از دریافت هرگونه PHI، با هر مشتری یک قرارداد همکاری تجاری (BAA) امضا می‌کنیم. BAA نحوه استفاده ما از PHI، اقدامات حفاظتی که رعایت می‌کنیم، نحوه گزارش حوادث و اتفاقاتی که پس از پایان رابطه برای PHI می‌افتد را مشخص می‌کند. مشتریان می‌توانند BAA را به صورت الکترونیکی امضا کنند و یک فایل PDF امضا شده را برای سوابق خود نگه دارند.

حداقل استفاده لازم

ما از حداقل استاندارد لازم پیروی می‌کنیم. اعضای تیم به شیوه‌های خاصی اختصاص داده می‌شوند و فقط شیوه‌ها و ماژول‌هایی را که کارشان به آنها نیاز دارد، مشاهده می‌کنند. صفحات نرم‌افزار به طور پیش‌فرض مقادیر حساس را می‌پوشانند، به عنوان مثال، فقط آخرین رقم‌های یک عدد و یک سن را به جای تاریخ تولد کامل نشان می‌دهند.

آموزش نیروی کار و مسئولیت‌پذیری

هر عضو تیم قبل از کار با اطلاعات مشتری، آموزش حریم خصوصی و امنیت HIPAA را گذرانده و با قوانین محرمانگی و استفاده قابل قبول ما موافقت می‌کند. آموزش‌ها به طور منظم به‌روزرسانی می‌شوند. با تغییر نقش یا ترک کار توسط فرد، دسترسی به سرعت قطع می‌شود و نقض سیاست‌های ما منجر به اقدامات انضباطی می‌شود.

پادمان‌ها

ضمانت‌های اداری

• سیاست‌های حفظ حریم خصوصی و امنیتی مکتوب، با یک فرد مشخص که مسئول آنها باشد.
• ارزیابی ریسک و بررسی اقدامات حفاظتی ما همزمان با تغییر خدمات و سیستم‌هایمان.
• دسترسی مبتنی بر نقش برای هر فرد و هر مطب تأیید شده است.

حفاظت‌های فیزیکی

• کار روی دستگاه‌های مورد تأیید شرکت که دارای قفل صفحه هستند انجام می‌شود.
• سیستم‌هایی که PHI را ذخیره می‌کنند، در مراکز میزبانی امن و با دسترسی کنترل‌شده اجرا می‌شوند.

حفاظت‌های فنی

• رمزگذاری : در Pulseline و MDClaim360، فیلدهای حساس مانند نام بیمار، تاریخ تولد، جزئیات تماس، دلایل قرار ملاقات و داروها با AES-256-GCM رمزگذاری می‌شوند و داده‌ها در حین انتقال رمزگذاری می‌شوند.
• ورود دو مرحله‌ای: برای حساب‌های کاربری کارکنان الزامی است.
• دسترسی مبتنی بر نقش: هر شخص فقط ماژول‌ها و رویه‌هایی را که مجاز به مشاهده آنها است، می‌بیند و این دسترسی‌ها در هر اقدام بررسی می‌شوند.
• ثبت گزارش حسابرسی: هر مشاهده و خروجی گرفتن از پرونده بیمار ثبت می‌شود و این گزارش قابل ویرایش یا حذف نیست.
• خروج خودکار : جلسات پس از 15 دقیقه عدم فعالیت، با یک هشدار اولیه، پایان می‌یابند.
• پشتیبان‌گیری و نگهداری:پشتیبان‌گیری‌های رمزگذاری‌شده، تنظیمات نگهداری و نگهداری قانونی.

برای اطلاعات بیشتر در مورد نحوه محافظت از داده‌ها، به صفحه Security مراجعه کنید.

پیمانکاران فرعی

اگر از یک پیمانکار فرعی مانند یک ارائه‌دهنده خدمات میزبانی وب که PHI را برای ما ایجاد، دریافت، نگهداری یا منتقل می‌کند، استفاده کنیم، ابتدا یک قرارداد همکاری تجاری با آن پیمانکار فرعی امضا می‌کنیم که مستلزم همان حمایت‌هایی است که به مشتریان خود ارائه می‌دهیم.

اعلان تخلف

اگر متوجه نقض PHI ناامن شویم، بدون تأخیر غیرمنطقی و حداکثر تا زمانی که قانون اطلاع‌رسانی نقض HIPAA و BAA ما الزام می‌کنند، به مشتری آسیب‌دیده اطلاع خواهیم داد. ما آنچه اتفاق افتاده، اطلاعات مربوطه، اقدامات ما در مورد آن و آنچه مشتری ممکن است نیاز به انجام آن داشته باشد را به اشتراک خواهیم گذاشت و به مشتری کمک خواهیم کرد تا وظایف اطلاع‌رسانی خود را نسبت به بیماران و نهادهای نظارتی انجام دهد.

حقوق بیمار

اگر شما بیمار یکی از مراجعین ما هستید، حقوق شما تحت HIPAA، مانند حق ملاقات، دریافت کپی یا اصلاح سوابق، توسط ارائه دهنده خدمات درمانی شما رسیدگی می‌شود. لطفاً مستقیماً با دفتر ارائه دهنده خدمات درمانی خود تماس بگیرید. اگر درخواستی از بیمار دریافت کنیم، آن را به ارائه دهنده خدمات درمانی مربوطه ارسال می‌کنیم و به آنها در پاسخگویی کمک می‌کنیم.

وقتی مشتری می‌رود

برنامه‌های ما ماهانه است. وقتی رابطه با یک مشتری پایان می‌یابد، ما PHI را طبق الزامات BAA برمی‌گردانیم یا از بین می‌بریم و تنظیمات نگهداری مشتری را دنبال می‌کنیم. اگر بازگرداندن یا از بین بردن امکان‌پذیر نباشد، ما همچنان از اطلاعات محافظت می‌کنیم و استفاده بیشتر را محدود می‌کنیم.

این وب‌سایت برای PHI نیست

این وب‌سایت فقط برای امور تجاری است. لطفاً اطلاعات سلامت بیمار را از طریق فرم‌های آن، چت زنده یا Ava، دستیار وب‌سایت، ارسال نکنید. اطلاعاتی که در وب‌سایت به اشتراک می‌گذارید تحت پوشش سیاست حفظ حریم خصوصی ما قرار دارد.

گزارش یک نگرانی

مشتریان و هر کس دیگری می‌تواند در هر زمانی، هرگونه نگرانی در مورد حریم خصوصی یا امنیت را به ما گزارش دهد. ما هر گزارشی را بررسی می‌کنیم.

• ایمیل: contact@incaremd.com
• تلفن: (833) 4-CARE-98 (دوشنبه–جمعه 9 AM–5 بعد از ظهر EST؛ عملیات اجرا شده 24/7)

این اطلاعیه، مطب ما را به عنوان یک همکار تجاری توصیف می‌کند. این اطلاعیه، اطلاعیه‌ای در مورد رویه‌های حفظ حریم خصوصی بیماران و مشاوره حقوقی نیست.