HIPAA avviso

Il nostro ruolo sotto HIPAA

I nostri clienti, come medici, cliniche e altri fornitori di servizi sanitari, sono soggetti coperti da HIPAA. Quando eseguiamo per loro servizi di reception, fatturazione, gestione del ciclo dei ricavi o software che coinvolgono informazioni sanitarie protette (PHI), InCareMD agisce in qualità di loro partner commerciale. Utilizziamo e divulghiamo le PHI solo nei limiti consentiti dal nostro accordo di partnership commerciale e da HIPAA, e solo per fornire i servizi richiesti dal cliente.

accordi di collaborazione commerciale

Prima di iniziare qualsiasi attività e prima di ricevere informazioni sanitarie protette (PHI), stipuliamo un accordo di collaborazione commerciale (Business Associate Agreement, BAA) con ogni cliente. Il BAA definisce le modalità di utilizzo delle PHI, le misure di sicurezza adottate, le procedure di segnalazione degli incidenti e la sorte delle PHI al termine del rapporto. I clienti possono firmare il BAA in formato elettronico e conservare una copia in PDF firmata per i propri archivi.

Utilizzo minimo necessario

Seguiamo lo standard del minimo necessario. I membri del team sono assegnati a specifiche aree di competenza e visualizzano solo le attività e i moduli richiesti dal loro lavoro. Le schermate del software mascherano per impostazione predefinita i dati sensibili, ad esempio mostrando solo le ultime cifre di un numero e l'età anziché la data di nascita completa.

Formazione e responsabilizzazione della forza lavoro

Ogni membro del team completa la formazione HIPAA sulla privacy e la sicurezza prima di lavorare con le informazioni dei clienti e accetta le nostre regole di riservatezza e di utilizzo accettabile. La formazione viene aggiornata regolarmente. L'accesso viene revocato immediatamente quando una persona cambia ruolo o lascia l'azienda e le violazioni delle nostre politiche comportano provvedimenti disciplinari.

Misure di salvaguardia

salvaguardie amministrative

• Politiche scritte in materia di privacy e sicurezza, con una persona specificamente responsabile della loro attuazione.
• Valutazione dei rischi e revisione delle nostre misure di sicurezza in seguito all'evoluzione dei nostri servizi e sistemi.
• Accesso basato sui ruoli, approvato per ogni persona e per ogni studio.

Misure di sicurezza fisiche

• Il lavoro viene svolto su dispositivi aziendali approvati e dotati di blocco schermo.
• I sistemi che archiviano informazioni sanitarie protette (PHI) vengono eseguiti in strutture di hosting sicure e con accesso controllato.

Misure di sicurezza tecniche

• Crittografia: in Pulseline e MDClaim360, i campi sensibili come i nomi dei pazienti, le date di nascita, i dettagli delle chiamate, i motivi degli appuntamenti e i farmaci sono crittografati con AES-256-GCM e i dati sono crittografati durante la trasmissione.
• Accesso a due fattori: richiesto per gli account del personale.
• Accesso basato sui ruoli: ogni persona vede solo i moduli e le pratiche a cui è autorizzata ad accedere, verificati per ogni azione.
• Registrazione di controllo: ogni visualizzazione ed esportazione di una cartella clinica del paziente viene registrata e il registro non può essere modificato o eliminato.
• Disconnessione automatica: le sessioni terminano dopo 15 minuti di inattività, previa visualizzazione di un avviso.
• Backup e conservazione: backup crittografati, impostazioni di conservazione e blocco legale.

Per saperne di più su come proteggiamo i dati, visita la nostra pagina Sicurezza.

Subappaltatori

Se ci avvaliamo di un subappaltatore che crea, riceve, conserva o trasmette informazioni sanitarie protette per nostro conto, come ad esempio un fornitore di servizi di hosting, stipuliamo preventivamente un accordo di collaborazione commerciale con tale subappaltatore, che prevede le stesse tutele che offriamo ai nostri clienti.

Notifica di violazione

Qualora dovessimo riscontrare una violazione di dati sanitari protetti non sicuri, informeremo il cliente interessato senza indebito ritardo e comunque entro i termini previsti dalla norma HIPAA sulla notifica delle violazioni e dal nostro accordo di associazione commerciale (BAA). Condivideremo quanto accaduto, le informazioni coinvolte, le azioni che stiamo intraprendendo e le eventuali azioni che il cliente potrebbe dover intraprendere, e lo aiuteremo a rispettare i propri obblighi di notifica nei confronti dei pazienti e delle autorità di regolamentazione.

diritti dei pazienti

Se sei un paziente di uno dei nostri clienti, i tuoi diritti ai sensi di HIPAA, come il diritto di consultare, ottenere una copia o correggere la tua cartella clinica, sono gestiti dal tuo medico curante. Ti preghiamo di contattare direttamente lo studio del tuo medico. Se riceviamo una richiesta da un paziente, la inoltriamo al medico competente e lo aiutiamo a rispondere.

Quando un cliente se ne va

I nostri piani tariffari sono mensili. Al termine del rapporto con un cliente, restituiamo o distruggiamo le informazioni sanitarie protette (PHI) come previsto dal BAA (Business Associate Agreement) e rispettiamo le impostazioni di conservazione dei dati del cliente. Qualora la restituzione o la distruzione non siano possibili, continuiamo a proteggere le informazioni e a limitarne l'ulteriore utilizzo.

Questo sito web non contiene informazioni sanitarie protette (PHI).

Questo sito web è destinato esclusivamente a richieste commerciali. Si prega di non inviare informazioni sanitarie dei pazienti tramite i moduli, la chat in tempo reale o Ava, l'assistente del sito web. Le informazioni condivise sul sito web sono coperte dalla nostra Informativa sulla privacy.

Segnala un problema

I clienti e chiunque altro possono segnalarci in qualsiasi momento un problema relativo alla privacy o alla sicurezza. Indaghiamo su ogni segnalazione.

• E-mail: contact@incaremd.com
• Telefono: (833) 4-CARE-98 (lunedì–venerdì 9 AM–5 PM EST; le operazioni si svolgono alle ore 24/7)

Questa informativa descrive le nostre prassi in qualità di partner commerciale. Non si tratta di un'informativa sulla privacy per i pazienti e non costituisce consulenza legale.