Hindi lang sa pagitan ng 9 at 5 kayo kailangan ng mga pasyente. Kadalasan, sa mga tawag tuwing gabi at weekend pinakanag-aalinlangan ang mga tao, at ang paraan ng inyong pagsagot ang nagpapasya kung mananatili sila sa inyong klinika.
Totoong sagot, agad-agad
Ang voicemail box na may mahabang pagbati ay parang saradong pinto. Ang buhay na boses, kahit para sa simpleng mensahe, ay parang malasakit.
Malinaw na susunod na hakbang
Gustong malaman ng mga tumatawag kung ano ang susunod: kailan sila makakatanggap ng sagot, kung kailangan nilang pumunta, o kung sino ang tatawagan. Ginagawang pare-pareho ito ng mga simpleng script.
Ang after-hours coverage ay hindi gaanong tungkol sa dami kundi tungkol sa tiwala.
Umaabot sa provider ang mga urgent na tawag
Ang inyong mga escalation rule ang nagpapasya kung ano ang urgent. Dapat umabot agad ang mga tawag na iyon sa inyong on-call provider, sa bawat pagkakataon.
Lahat ay naghihintay sa inyo sa umaga
Mga mensahe, refill at kahilingan para sa appointment na nakatala at maayos na nakaayos, kaya nagsisimula ang inyong team sa araw na may listahan sa halip na voicemail box.
Ano ang susunod na gagawin
- Tawagan ang sarili ninyong linya pagkatapos ng oras ng opisina at makinig na parang pasyente.
- Isulat ang inyong mga escalation rule.
- Takpan ang mga gabi at weekend gamit ang answering team na nagtatala ng bawat tawag.