Los pacientes no solo lo necesitan entre las 9 y las 5. Las llamadas por la tarde y los fines de semana suelen ser cuando las personas se sienten más inseguras, y la forma en que usted responde influye en que sigan con su consultorio.
Una respuesta real, rápido
Un buzón de voz con un saludo largo se siente como una puerta cerrada. Una voz en vivo, incluso para un mensaje sencillo, se siente como atención.
Próximos pasos claros
Quienes llaman quieren saber qué pasará después: cuándo recibirán respuesta, si deben acudir o a quién llamar. Unos guiones sencillos lo hacen uniforme.
La cobertura fuera de horario tiene menos que ver con el volumen y más con la confianza.
Las llamadas urgentes llegan a un proveedor
Sus reglas de escalamiento deciden qué es urgente. Esas llamadas deben llegar de inmediato a su proveedor de guardia, siempre.
Todo lo esperará por la mañana
Mensajes, resurtidos y solicitudes de citas registrados y organizados, para que su equipo empiece el día con una lista en lugar de un buzón de voz.
Qué hacer a continuación
- Llame a su propia línea fuera de horario y escuche como lo haría un paciente.
- Escriba sus reglas de escalamiento.
- Cubra las tardes y los fines de semana con un equipo de contestación que registre cada llamada.