I pazienti non hanno bisogno di te solo tra 9 e 5. Le chiamate serali e del fine settimana sono spesso i momenti in cui le persone si sentono più insicure, e il modo in cui rispondi influisce sulla loro decisione di rimanere o meno pazienti del tuo studio.
Una risposta vera, velocemente
Una casella vocale con un lungo messaggio di benvenuto dà la sensazione di una porta chiusa. Una voce in carne e ossa, anche per un semplice messaggio, trasmette attenzione.
Passaggi successivi chiari
Chi chiama vuole sapere cosa succederà dopo: quando verrà ricontattato, se deve venire di persona o chi contattare. Semplici script garantiscono la coerenza del processo.
La copertura televisiva fuori orario non si basa tanto sul volume delle chiamate, quanto sulla fiducia.
Le chiamate urgenti raggiungono un fornitore
Le tue regole di escalation stabiliscono cosa è urgente. Queste chiamate devono essere indirizzate immediatamente al tuo operatore di reperibilità, sempre.
Tutto ciò che ti aspetta al mattino
Messaggi, richieste di ricarica e appuntamenti vengono registrati e organizzati, così il tuo team inizia la giornata con un elenco anziché con una casella vocale.
Cosa fare dopo?
- Chiama il tuo numero di telefono fuori orario e ascolta come farebbe un paziente.
- Metti per iscritto le tue regole di escalation.
- Assicuratevi la copertura delle ore serali e dei fine settimana con un team di risposta telefonica che registra ogni chiamata.