मरीज़ों को आपकी ज़रूरत केवल 9 और 5 के बीच नहीं होती। शाम और वीकेंड की कॉल अक्सर वह समय होता है जब लोग सबसे ज़्यादा असमंजस में होते हैं, और आप कैसे जवाब देते हैं, इससे तय होता है कि वे आपकी प्रैक्टिस के साथ रहेंगे या नहीं।
जल्दी, एक असली जवाब
लंबे अभिवादन वाला वॉइसमेल बॉक्स बंद दरवाज़े जैसा लगता है। एक जीवंत आवाज़, भले ही साधारण संदेश के लिए हो, देखभाल जैसी लगती है।
अगले कदम स्पष्ट हों
कॉलर जानना चाहते हैं कि आगे क्या होगा: उन्हें कब जवाब मिलेगा, क्या उन्हें आना चाहिए, या किसे कॉल करना चाहिए। आसान स्क्रिप्ट से यह हर बार एक जैसा रहता है।
ऑफ़िस समय के बाद की कवरेज कॉल की संख्या से ज़्यादा भरोसे के बारे में है।
अर्जेंट कॉल प्रोवाइडर तक पहुँचती हैं
क्या अर्जेंट है, यह आपके एस्केलेशन नियम तय करते हैं। ऐसी कॉल हर बार तुरंत आपके ऑन-कॉल प्रोवाइडर तक पहुँचनी चाहिए।
सुबह सब कुछ आपके लिए तैयार
संदेश, रिफ़िल और अपॉइंटमेंट अनुरोध दर्ज और व्यवस्थित, ताकि आपकी टीम दिन की शुरुआत वॉइसमेल बॉक्स के बजाय एक सूची से करे।
आगे क्या करें
- ऑफ़िस समय के बाद अपनी ही लाइन पर कॉल करें और मरीज़ की तरह सुनें।
- अपने एस्केलेशन नियम लिखकर रखें।
- शाम और वीकेंड को ऐसी आंसरिंग टीम से कवर करें जो हर कॉल दर्ज करती हो।
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