5 signs your practice needs help answering the phone

பெரும்பாலான மருத்துவமனைகள் தவறவிட்ட அழைப்புகளைக் கவனிப்பதில்லை. வரவேற்பறையில் ஒருவர் வருகைப் பதிவு செய்துகொண்டிருக்கும்போது தொலைபேசி ஒலிக்கும், அந்த அழைப்பு குரல் அஞ்சலுக்குச் சென்றுவிடும், பிறகு அழைப்பவர் தெருவின் மறுமுனையில் உள்ள மற்றொரு மருத்துவமனையில் முன்பதிவு செய்துவிடுவார். இது உங்களுக்கும் நடக்கிறது என்பதற்கான ஐந்து அறிகுறிகள் இதோ.

உங்களுக்கு அதிக வேலைப்பளு உள்ள நேரங்களில் அழைப்புகள் குரல் அஞ்சலுக்குச் செல்லும்.

காலை நேரங்கள், மதிய உணவு நேரம் மற்றும் மருத்துவமனை மூடுவதற்கு ஒரு மணி நேரத்திற்கு முன்பு ஆகிய நேரங்களில்தான் நோயாளிகள் அதிகமாக அழைப்பார்கள். மேலும், அந்த நேரங்களில்தான் உங்கள் குழுவும் அறையில் அதிக நோயாளிகளுடன் மிகவும் பரபரப்பாக இருக்கும். அந்த நேரங்களில் நீங்கள் குரல்வழிச் செய்தியைக் கேட்டால், நீங்கள் சந்திப்பு நேரங்களை இழக்கிறீர்கள்.

உங்கள் ஊழியர்கள் நிலுவையில் உள்ள பணிகளை முடிக்க தாமதமாகத் தங்குகிறார்கள்.

நாள் முழுவதும் திரும்ப அழைப்புகள், மருந்து நிரப்புதல் செய்திகள் மற்றும் காப்பீடு தொடர்பான கேள்விகள் குவிந்துவிடுகின்றன. உங்கள் குழுவினர் மாலை நேரங்களை அவற்றைத் தீர்ப்பதிலேயே செலவிடும்போது, மனச்சோர்வும் பணியாளர் மாற்றமும் ஏற்படுகின்றன.

குரல் அஞ்சலை அடையும் பல அழைப்பாளர்கள் ஒருபோதும் செய்தி விடுவதில்லை. அவர்கள் அடுத்த பயிற்சி மையத்திற்கு நேரடியாக அழைக்கிறார்கள்.

உங்களிடம் காலி இடங்கள் உள்ளன, ஆனால் குரல் அஞ்சல் பெட்டி நிரம்பிவிட்டது.

ஒரே நேரத்தில் முன்பதிவுகள் காலியாக இருப்பதும், அழைப்புகளுக்குப் பதிலளிக்கப்படாமல் இருப்பதும் மிகத் தெளிவான அறிகுறியாகும். தேவை இருக்கிறது. ஆனால் அது உங்கள் நேர அட்டவணையைச் சென்றடைவதில்லை.

நோயாளிகள் "நான் அழைக்க முயன்றேன்" என்று குறிப்பிடுகிறார்கள்.

நோயாளிகள் பதிவு செய்யும்போதே அதைக் கூறினாலும், அதைவிட அதிகமானோர் வேறு ஒரு மருத்துவமனையில்தான் அதைக் கூறியுள்ளனர்.

நீங்கள் எத்தனை அழைப்புகளைத் தவறவிடுகிறீர்கள் என்று உங்களுக்குத் தெரியாது.

'கடந்த வாரம் நாம் எத்தனை அழைப்புகளைத் தவறவிட்டோம்?' என்ற கேள்விக்கு உங்களால் பதிலளிக்க முடியாவிட்டால், அங்கிருந்து தொடங்குங்கள். Pulseline என்பது பதிலளிக்கப்பட்டதோ இல்லையோ, ஒவ்வொரு அழைப்பையும் காட்டுகிறது.

அடுத்து என்ன செய்வது

• ஒரு வாரத்திற்கு உங்கள் தவறவிட்ட அழைப்புகளைக் கணக்கிடுங்கள்.
• அவை எப்போது நிகழ்கின்றன என்று பாருங்கள்.
• புதிய பணியாளரை நியமிப்பதற்குப் பதிலாக, கூடுதல் பணிகளுக்குப் பதிலளிப்பதன் மூலம் அந்த நேரங்களைச் சமாளிக்கவும்.