La mayoría de los consultorios no se dan cuenta de las llamadas perdidas. El teléfono suena mientras la recepción registra a alguien, la llamada pasa al buzón de voz y la persona reserva en el consultorio de la esquina. Estas son cinco señales de que le está pasando a usted.
Las llamadas van al buzón de voz en sus horas de mayor actividad
Las mañanas, la hora del almuerzo y la hora antes del cierre son cuando más llaman los pacientes, y cuando su equipo está más ocupado con personas presentes. Si las llamadas van al buzón de voz en esos momentos, está perdiendo citas.
Su personal se queda hasta tarde para ponerse al día
Las devoluciones de llamadas, los mensajes de resurtido y las preguntas sobre seguros se acumulan durante el día. Cuando su equipo pasa las tardes resolviéndolos, llegan el agotamiento y la rotación de personal.
Muchas personas que llegan al buzón de voz nunca dejan un mensaje. Simplemente llaman al siguiente consultorio.
Tiene horarios libres, pero el buzón de voz lleno
Tener citas vacías y llamadas sin devolver al mismo tiempo es la señal más clara. La demanda existe. Simplemente no llega a su agenda.
Los pacientes comentan "intenté llamar"
Si los pacientes lo dicen al registrarse, muchos más se lo dijeron a otro consultorio.
No sabe cuántas llamadas pierde
Si no puede responder "¿cuántas llamadas perdimos la semana pasada?", empiece por ahí. Pulseline muestra todas las llamadas, contestadas o no.
Qué hacer a continuación
- Cuente sus llamadas perdidas durante una semana.
- Fíjese en cuándo ocurren.
- Cubra esas horas con un servicio de contestación de desborde en lugar de una nueva contratación.