Większość gabinetów lekarskich nie zauważa nieodebranych połączeń. Telefon dzwoni, gdy recepcjonista rejestruje pacjenta, połączenie trafia na pocztę głosową, a osoba dzwoniąca umawia się z gabinetem po drugiej stronie ulicy. Oto pięć oznak, że to się z Tobą dzieje.
Połączenia są kierowane na pocztę głosową w godzinach największego ruchu
Poranki, lunch i godzina przed zamknięciem to pory, w których pacjenci dzwonią najczęściej, a Twój zespół ma najwięcej pracy z ludźmi w gabinecie. Jeśli w tych godzinach usłyszysz pocztę głosową, tracisz terminy wizyt.
Twoi pracownicy zostają dłużej, żeby nadrobić zaległości
Oddzwonienia, wiadomości o uzupełnieniu zapasów i pytania dotyczące ubezpieczeń piętrzą się w ciągu dnia. Kiedy Twój zespół spędza wieczory na ich rozwiązywaniu, pojawia się wypalenie zawodowe i rotacja.
Wielu dzwoniących, którzy dzwonią na pocztę głosową, nigdy nie zostawia wiadomości. Po prostu dzwonią na kolejny trening.
Masz wolne sloty, ale skrzynka poczty głosowej jest pełna
Jednoczesne puste terminy i nieodebrane połączenia to najwyraźniejszy znak. Popyt jest, ale po prostu nie trafia do Twojego harmonogramu.
Pacjenci wspominają: „Próbowałem dzwonić”
Jeśli pacjenci mówią o tym przy odprawie, znacznie więcej z nich kieruje tę sprawę do innego gabinetu.
Nie wiesz, ile połączeń przegapiłeś
Jeśli nie możesz odpowiedzieć na pytanie „ile połączeń przegapiliśmy w zeszłym tygodniu?”, zacznij od tego. Pulseline pokazuje wszystkie połączenia, odebrane i nie.
Co robić dalej
- Przez tydzień licz nieodebrane połączenia.
- Przyjrzyj się, kiedy się dzieją.
- Zamiast zatrudniać nowego pracownika, poświęć te godziny na obsługę dodatkowych zadań.