لا تنتبه معظم العيادات إلى المكالمات الفائتة. يرن الهاتف بينما يسجّل موظف الاستقبال وصول أحد المرضى، فتتحول المكالمة إلى البريد الصوتي، ويحجز المتصل لدى العيادة المجاورة. إليكم خمس علامات تدل على أن هذا يحدث لديكم.
تتحول المكالمات إلى البريد الصوتي في أكثر ساعاتكم ازدحامًا
الصباح ووقت الغداء والساعة الأخيرة قبل الإغلاق هي الأوقات التي يتصل فيها المرضى أكثر، وهي أيضًا الأوقات التي يكون فيها فريقكم منشغلًا بالمراجعين الحاضرين. إذا كان المتصلون يسمعون البريد الصوتي في هذه الأوقات، فأنتم تخسرون مواعيد.
يبقى موظفوكم حتى وقت متأخر لإنجاز ما تراكم
تتراكم معاودة الاتصال ورسائل تجديد الوصفات وأسئلة التأمين خلال اليوم. وعندما يقضي فريقكم الأمسيات في إنجازها، يتبع ذلك الإرهاق وترك العمل.
كثير من المتصلين الذين يصلون إلى البريد الصوتي لا يتركون رسالة أبدًا، بل يتصلون بالعيادة التالية.
لديكم مواعيد شاغرة لكن صندوق البريد الصوتي ممتلئ
وجود مواعيد فارغة ومكالمات لم يُرد عليها في الوقت نفسه هو أوضح علامة. الطلب موجود، لكنه لا يصل إلى جدول مواعيدكم.
يذكر المرضى عبارة "حاولت الاتصال"
إذا قالها المرضى عند تسجيل الوصول، فإن كثيرين غيرهم قالوها لعيادة أخرى بدلًا منكم.
لا تعرفون عدد المكالمات التي تفوتكم
إذا لم تستطيعوا الإجابة عن سؤال "كم مكالمة فاتتنا الأسبوع الماضي؟"، فابدأوا من هنا. يعرض Pulseline كل مكالمة، سواء رُد عليها أم لا.
ما الخطوة التالية
- احسبوا مكالماتكم الفائتة لمدة أسبوع واحد.
- لاحظوا متى تحدث.
- غطّوا تلك الساعات بخدمة رد على المكالمات الزائدة بدلًا من توظيف شخص جديد.