La plupart des cabinets ne remarquent pas les appels manqués. Le téléphone sonne pendant que l'accueil enregistre un patient, l'appel bascule sur la messagerie, et l'appelant prend rendez-vous chez le cabinet d'en face. Voici cinq signes que cela vous arrive.
Les appels tombent sur la messagerie pendant vos heures les plus chargées
Le matin, à midi et dans l'heure qui précède la fermeture, les patients appellent le plus, et c'est aussi là que votre équipe est la plus occupée avec les personnes présentes. Si vous entendez la messagerie à ces moments-là, vous perdez des rendez-vous.
Votre personnel reste tard pour rattraper le retard
Les rappels, les messages de renouvellement d'ordonnance et les questions d'assurance s'accumulent dans la journée. Quand votre équipe passe ses soirées à les traiter, l'épuisement et le roulement du personnel suivent.
Beaucoup d'appelants qui tombent sur la messagerie ne laissent jamais de message. Ils appellent simplement le cabinet suivant.
Vous avez des créneaux libres mais une messagerie pleine
Des rendez-vous vides et des appels sans réponse en même temps, c'est le signe le plus clair. La demande est là. Elle n'arrive simplement pas jusqu'à votre agenda.
Les patients disent « j'ai essayé d'appeler »
Si des patients le disent à l'accueil, beaucoup d'autres l'ont dit à un autre cabinet à la place.
Vous ne savez pas combien d'appels vous manquez
Si vous ne pouvez pas répondre à « combien d'appels avons-nous manqués la semaine dernière ? », commencez par là. Pulseline affiche chaque appel, qu'il ait été pris ou non.
Que faire ensuite
- Comptez vos appels manqués pendant une semaine.
- Regardez à quels moments ils se produisent.
- Couvrez ces heures avec une prise d'appels en débordement plutôt qu'avec une nouvelle embauche.