병원에 전화 응대 지원이 필요하다는 5가지 신호

대부분의 병원은 놓친 전화를 알아차리지 못합니다. 프런트 데스크에서 환자 접수를 하는 동안 전화가 울리고, 전화는 음성 사서함으로 넘어가며, 발신자는 근처의 다른 병원에 예약합니다. 이런 일이 귀 병원에서도 일어나고 있다는 다섯 가지 신호를 소개합니다.

가장 바쁜 시간에 전화가 음성 사서함으로 넘어갑니다

아침, 점심시간, 마감 전 한 시간은 환자들이 가장 많이 전화하는 시간이자, 직원들이 내원 환자 응대로 가장 바쁜 시간입니다. 이 시간대에 음성 사서함으로 넘어간다면 예약을 놓치고 있는 것입니다.

직원들이 밀린 업무 때문에 늦게까지 남습니다

회신 전화, 처방 재발급 메시지, 보험 문의가 낮 동안 쌓입니다. 직원들이 저녁 시간을 들여 이를 처리하다 보면 번아웃과 이직이 뒤따릅니다.

음성 사서함으로 연결된 발신자 중 상당수는 메시지를 남기지 않습니다. 그냥 다음 병원에 전화합니다.

예약 빈자리는 있는데 음성 사서함은 가득 차 있습니다

빈 예약과 회신하지 못한 전화가 동시에 있다는 것은 가장 분명한 신호입니다. 수요는 있습니다. 다만 그 수요가 예약으로 이어지지 않을 뿐입니다.

환자들이 "전화해 봤는데요"라고 말합니다

접수할 때 그렇게 말하는 환자가 있다면, 훨씬 더 많은 사람이 대신 다른 병원에서 같은 말을 했을 것입니다.

놓친 전화가 몇 통인지 모릅니다

"지난주에 전화를 몇 통 놓쳤나요?"라는 질문에 답할 수 없다면 거기서부터 시작하세요. Pulseline은 받은 전화든 놓친 전화든 모든 통화를 보여 줍니다.

다음에 할 일

• 일주일 동안 놓친 전화를 세어 보세요.
• 언제 놓치는지 살펴보세요.
• 새 직원을 채용하는 대신 초과 통화 응대 서비스로 그 시간대를 보완하세요.