5 あなたの診療所が電話応対に支援を必要としている兆候

ほとんどの診療所では、着信漏れに気づきません。受付で患者のチェックインをしている最中に電話が鳴り、留守番電話に転送され、その間に患者はすぐ近くの別の診療所を予約してしまうのです。ここでは、あなたの診療所でも同じようなことが起こっているかもしれない5つの兆候をご紹介します。

最も忙しい時間帯は、電話が留守番電話に転送されます。

午前中、昼休み、そして閉院前の1時間は、患者さんからの電話が最も多く、同時に診療室でスタッフが最も忙しくなる時間帯です。これらの時間帯に留守番電話ばかりになっていると、予約を逃していることになります。

あなたのスタッフは遅れを取り戻すために遅くまで残業します

折り返しの電話、処方箋の再発行依頼、保険に関する問い合わせなどが日中に山積みになります。チームが夜遅くまでそれらの対応に追われると、燃え尽き症候群や離職率の上昇につながります。

留守番電話につながった人の多くは、メッセージを残さずに次の診療所に電話をかける。

空きスロットはありますが、ボイスメールボックスがいっぱいです。

予約が埋まらず、電話にも折り返しがない状態が続くのは、最も明確な兆候です。需要は確かに存在します。ただ、あなたのスケジュールにその需要が届いていないだけなのです。

患者は「電話をかけてみた」と述べる

患者が受付時にそう言った場合、その多くは別の医療機関で同じことを言った。

あなたはどれだけの電話を逃しているか知らない

「先週、何件の着信を取り逃しましたか？」という質問に答えられない場合は、そこから始めてください。Pulseline には、応答の有無に関わらず、すべての着信が表示されます。

次にすべきこと

• 1週間分の不在着信数を数えてみてください。
• それらがいつ起こるかを見てください。
• 新規採用ではなく、既存の担当者が対応できる時間でその不足分を補う。