Nella maggior parte degli studi medici, le chiamate perse non vengono notate. Il telefono squilla mentre la reception sta registrando un paziente, la chiamata finisce in segreteria telefonica e il chiamante prenota una visita presso lo studio medico in fondo alla strada. Ecco cinque segnali che indicano che potrebbe succedere anche a te.
Durante le ore di punta, le chiamate vengono reindirizzate alla segreteria telefonica.
La mattina, l'ora di pranzo e l'ora prima della chiusura sono i momenti in cui i pazienti chiamano di più e in cui il vostro team è più impegnato con le persone in sala. Se in questi momenti sentite solo messaggi in segreteria, state perdendo appuntamenti.
Il tuo personale si ferma fino a tardi per recuperare
Durante la giornata, le chiamate di follow-up, i messaggi di richiesta di ricarica e le domande sull'assicurazione si accumulano. Quando il tuo team trascorre le serate a gestirli, il risultato è un aumento del burnout e del turnover.
Molti clienti che chiamano e trovano la segreteria telefonica non lasciano mai un messaggio. Chiamano semplicemente lo studio medico successivo.
Hai slot liberi ma la casella vocale è piena
Appuntamenti vuoti e chiamate senza risposta contemporaneamente sono il segnale più chiaro. La domanda c'è, ma non trova spazio nella tua agenda.
I pazienti dicono "Ho provato a chiamare"
Se i pazienti lo dicono al momento del check-in, molti altri lo dicono invece a un altro studio medico.
Non sai quante chiamate perdi
Se non sai rispondere alla domanda "quante chiamate abbiamo perso la scorsa settimana?", inizia da lì. Pulseline mostra ogni chiamata, a cui è stata data risposta o meno.
Cosa fare dopo?
- Conta le chiamate perse in una settimana.
- Osserva quando accadono.
- Invece di assumere una nuova persona, coprite quelle ore con un servizio di risposta in caso di sovraccarico di lavoro.