Hầu hết các phòng khám không để ý đến cuộc gọi nhỡ. Điện thoại reo trong lúc lễ tân đang làm thủ tục cho một bệnh nhân, cuộc gọi chuyển sang hộp thư thoại, và người gọi đặt lịch với phòng khám ở cuối phố. Dưới đây là năm dấu hiệu cho thấy điều đó đang xảy ra với quý vị.
Cuộc gọi chuyển vào hộp thư thoại trong những giờ bận rộn nhất
Buổi sáng, giờ trưa và một giờ trước khi đóng cửa là lúc bệnh nhân gọi nhiều nhất, cũng là lúc đội ngũ của quý vị bận rộn nhất với những người đang có mặt tại phòng khám. Nếu quý vị nghe thấy hộp thư thoại trong những khung giờ đó, quý vị đang mất lịch hẹn.
Nhân viên của quý vị phải ở lại muộn để giải quyết công việc tồn đọng
Các cuộc gọi lại, tin nhắn xin cấp lại thuốc và câu hỏi về bảo hiểm dồn lại trong ngày. Khi đội ngũ của quý vị phải dành buổi tối để giải quyết chúng, tình trạng kiệt sức và nghỉ việc sẽ theo sau.
Nhiều người gọi khi gặp hộp thư thoại sẽ không bao giờ để lại tin nhắn. Họ chỉ đơn giản gọi cho phòng khám tiếp theo.
Quý vị còn lịch trống nhưng hộp thư thoại lại đầy
Lịch hẹn trống và cuộc gọi chưa được gọi lại cùng lúc là dấu hiệu rõ ràng nhất. Nhu cầu vẫn có. Chỉ là nó không đến được lịch hẹn của quý vị.
Bệnh nhân nói "Tôi đã thử gọi"
Nếu bệnh nhân nói điều đó khi làm thủ tục, thì còn nhiều người khác đã nói điều đó với một phòng khám khác.
Quý vị không biết mình bỏ lỡ bao nhiêu cuộc gọi
Nếu quý vị không trả lời được câu hỏi "tuần trước chúng ta đã bỏ lỡ bao nhiêu cuộc gọi?", hãy bắt đầu từ đó. Pulseline hiển thị mọi cuộc gọi, dù được trả lời hay không.
Việc cần làm tiếp theo
- Đếm số cuộc gọi nhỡ trong một tuần.
- Xem chúng xảy ra vào lúc nào.
- Bố trí dịch vụ trả lời cuộc gọi dự phòng cho những giờ đó thay vì tuyển thêm người.