ज़्यादातर प्रैक्टिस को छूटी हुई कॉल का पता ही नहीं चलता। फ़्रंट डेस्क किसी को चेक-इन कर रहा होता है, फ़ोन बजता है, कॉल वॉइसमेल पर चली जाती है, और कॉलर पास की किसी दूसरी प्रैक्टिस में अपॉइंटमेंट बुक कर लेता है। ये पाँच संकेत बताते हैं कि आपके साथ भी ऐसा हो रहा है।
आपके सबसे व्यस्त घंटों में कॉल वॉइसमेल पर जाती हैं
सुबह, लंच और बंद होने से पहले का घंटा वह समय है जब मरीज़ सबसे ज़्यादा कॉल करते हैं, और जब आपकी टीम सामने मौजूद लोगों में सबसे ज़्यादा व्यस्त होती है। अगर इन समयों में वॉइसमेल सुनाई देता है, तो आप अपॉइंटमेंट खो रहे हैं।
काम पूरा करने के लिए आपका स्टाफ़ देर तक रुकता है
दिन भर में कॉलबैक, रिफ़िल संदेश और बीमा से जुड़े सवाल जमा होते जाते हैं। जब आपकी टीम शाम इन्हें निपटाने में बिताती है, तो थकान और नौकरी छोड़ने की समस्या आती है।
वॉइसमेल पर पहुँचने वाले कई कॉलर कभी संदेश नहीं छोड़ते। वे बस अगली प्रैक्टिस को कॉल कर लेते हैं।
आपके पास खाली स्लॉट हैं, लेकिन वॉइसमेल बॉक्स भरा हुआ है
एक ही समय पर खाली अपॉइंटमेंट और बिना जवाब की कॉल सबसे स्पष्ट संकेत है। माँग मौजूद है। बस वह आपके शेड्यूल तक नहीं पहुँच रही।
मरीज़ कहते हैं "मैंने कॉल करने की कोशिश की थी"
अगर मरीज़ चेक-इन के समय यह कहते हैं, तो कई और लोगों ने यही बात किसी दूसरी प्रैक्टिस में कही होगी।
आपको पता नहीं कि आपकी कितनी कॉल छूटती हैं
अगर आप इसका जवाब नहीं दे सकते कि "पिछले हफ़्ते हमारी कितनी कॉल छूटीं?", तो वहीं से शुरुआत करें। Pulseline हर कॉल दिखाता है, चाहे उसका जवाब दिया गया हो या नहीं।
आगे क्या करें
- एक हफ़्ते तक अपनी छूटी हुई कॉल गिनें।
- देखें कि वे किस समय छूटती हैं।
- नई भर्ती के बजाय उन घंटों को ओवरफ़्लो आंसरिंग से कवर करें।