بیشتر مطب‌ها متوجه تماس‌های از دست رفته نمی‌شوند. تلفن هنگام پذیرش کسی زنگ می‌خورد، تماس به پیغام‌گیر منتقل می‌شود و تماس‌گیرنده با مطب بعدی تماس می‌گیرد. در اینجا پنج نشانه وجود دارد که نشان می‌دهد این اتفاق برای شما هم می‌افتد.
در شلوغ‌ترین ساعات کاری، تماس‌ها به صندوق صوتی می‌روند
صبح‌ها، ناهار و یک ساعت قبل از تعطیلی، زمانی است که بیماران بیشترین تماس را می‌گیرند و تیم شما بیشترین مشغله را با افراد حاضر در اتاق دارد. اگر در این ساعات پیام صوتی بشنوید، قرار ملاقات‌ها را از دست می‌دهید.
کارکنان شما برای جبران عقب‌ماندگی‌ها تا دیروقت می‌مانند
تماس‌های برگشتی، پیام‌های تمدید و سوالات مربوط به بیمه در طول روز روی هم انباشته می‌شوند. وقتی تیم شما عصرها را صرف رسیدگی به آنها می‌کند، فرسودگی شغلی و جابجایی کارکنان به دنبال آن می‌آید.
بسیاری از تماس‌گیرندگانی که با پیغام‌گیر صوتی تماس می‌گیرند، هرگز پیامی نمی‌گذارند. آنها فقط با مطب بعدی تماس می‌گیرند.
شما اسلات‌های باز دارید اما صندوق پیام صوتی‌تان پر است
قرارهای خالی و تماس‌های بی‌پاسخ همزمان، واضح‌ترین نشانه است. تقاضا وجود دارد. فقط به برنامه شما نمی‌رسد.
بیماران می‌گویند «من سعی کردم تماس بگیرم»
اگر بیماران این را هنگام ورود به مطب می‌گویند، بسیاری دیگر آن را به مطب دیگری گفته‌اند.
نمی‌دانی چند تماس را از دست می‌دهی
اگر نمی‌توانید به سوال «هفته‌ی گذشته چند تماس را از دست دادیم؟» پاسخ دهید، از آنجا شروع کنید. Pulseline تمام تماس‌ها را، چه پاسخ داده شده و چه نشده، نشان می‌دهد.
چه باید کرد؟
- تماس‌های از دست رفته‌تان را به مدت یک هفته بشمارید.
- به زمان وقوع آنها نگاه کنید.
- به جای استخدام یک نیروی جدید، آن ساعات را با پاسخگویی به سرریز کارها پر کنید.