Politique de confidentialité

Qui nous sommes

InCareMD fournit des services d’accueil, de facturation médicale et de gestion du cycle de revenus, ainsi que de marketing médical aux professionnels de santé, avec les logiciels Pulseline et MDClaim360. Dans cette politique, « nous », « notre » et « nos » désignent InCareMD. Nos bureaux sont situés :

• Headquarters, United States: 12910 Cloverleaf Center Dr, Suite 110, Germantown, MD 20874, United States
• Operations office, Australia: 6/13 Hunter St, Parramatta NSW 2150, Australia

Champ d’application de cette politique

Cette politique couvre les informations recueillies sur ce site web, notamment par ses formulaires, son outil de prise de rendez-vous, l’inscription à la newsletter, le chat en direct avec notre équipe et Ava, l’assistante du site. Elle ne couvre pas les informations des patients que nous traitons pour nos clients dans le cadre d’un accord de partenaire commercial (voir Informations de santé des patients), ni les sites web vers lesquels nous renvoyons.

Informations que nous recueillons

Informations que vous nous fournissez

• Demandes de contact et de rendez-vous : votre nom, le nom de votre cabinet, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, le service qui vous intéresse, votre message, votre choix de consentement et, lorsque vous réservez une analyse gratuite, la date et l’heure que vous choisissez.
• Candidatures : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, le poste pour lequel vous postulez, votre expérience, vos langues, votre lieu de résidence, vos disponibilités, votre date de début, un lien facultatif vers LinkedIn, votre CV ou votre portfolio, votre message et votre choix de consentement.
• Newsletter : votre adresse e-mail et la date de votre inscription ou de votre désinscription.
• Chat en direct avec notre équipe : votre nom, votre adresse e-mail si vous la communiquez, la page depuis laquelle vous avez commencé, vos messages, nos réponses et toute évaluation que vous laissez.
• Conversations avec Ava : les messages que vous écrivez ou dictez à Ava et ses réponses.

Informations recueillies automatiquement

• Journaux du serveur et de sécurité : comme la plupart des sites web, nos serveurs et notre hébergeur peuvent enregistrer des données techniques sur chaque requête, comme votre adresse IP, le type de navigateur, la page demandée et l’heure. Nous les utilisons pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site.
• Protection contre les abus : nous utilisons brièvement votre adresse IP en mémoire pour limiter les requêtes répétées, par exemple un trop grand nombre d’envois de formulaires en peu de temps.
• Données de session d’Ava : un code de session aléatoire dans un cookie et une empreinte salée et irréversible (hachage) de votre adresse IP, afin que seul votre navigateur puisse rouvrir votre conversation. Nous ne conservons jamais l’adresse IP elle-même pour les conversations avec Ava.
• Statistiques d’utilisation : de simples totaux quotidiens, comme le nombre de conversations avec Ava, de rendez-vous et de messages. Ces statistiques ne vous identifient pas. Nous n’utilisons ni outils d’analyse tiers, ni cookies publicitaires, ni pixels de suivi.

Informations provenant d’autres sources

Si vous nous contactez par e-mail ou par téléphone, ou si vous nous rencontrez, nous pouvons ajouter ce que vous nous dites à votre dossier afin d’assurer le suivi.

Comment nous utilisons les informations

• Pour répondre à vos questions, planifier et tenir votre analyse gratuite, et vous envoyer l’invitation d’agenda et les rappels.
• Pour préparer un devis et, si vous devenez client, pour mettre en place et fournir nos services.
• Pour examiner les candidatures et contacter les candidats.
• Pour envoyer la newsletter aux personnes qui l’ont demandée. Chaque e-mail de la newsletter contient un lien de désinscription en un clic.
• Pour faire fonctionner le chat en direct et Ava, notamment pour vous réafficher votre conversation.
• Pour assurer la sécurité du site web, prévenir les abus et corriger les problèmes.
• Pour comprendre, de manière globale, comment le site est utilisé afin de l’améliorer.
• Pour respecter nos obligations légales et pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Nous ne vendons pas les informations personnelles et nous ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.

Bases juridiques

Lorsque des lois telles que le Règlement général sur la protection des données de l’UE ou du Royaume-Uni s’appliquent, nous nous fondons sur les bases juridiques suivantes : les mesures précontractuelles prises à votre demande et l’exécution d’un contrat (réponses aux demandes, rendez-vous et services) ; nos intérêts légitimes à exploiter, sécuriser et améliorer notre activité et notre site web (journaux de sécurité, statistiques d’utilisation, suivi des demandes) ; votre consentement (newsletter et, lorsque cela est requis, candidatures), que vous pouvez retirer à tout moment ; et le respect de nos obligations légales.

Comment nous partageons les informations

Nous ne partageons les informations que dans les cas décrits ici :

• Prestataires de services qui travaillent pour nous sous contrat et ne peuvent utiliser les informations que pour nous fournir leurs services : Microsoft 365 pour les e-mails, les invitations d’agenda et les réunions Teams ; notre hébergeur pour les serveurs qui font fonctionner ce site web ; notre prestataire d’envoi d’e-mails lorsque nous envoyons des e-mails par d’autres moyens ; et, lorsque nous les activons, des prestataires de services d’IA et de synthèse vocale qui aident Ava à comprendre les questions ou à énoncer ses réponses. La voix d’Ava est normalement générée sur notre propre serveur ou par la voix intégrée de votre navigateur.
• Google Fonts : ce site web charge ses polices de caractères depuis les serveurs de Google, ce qui signifie que votre navigateur envoie votre adresse IP et des informations sur votre navigateur à Google lors du chargement d’une page.
• Le service vocal de votre navigateur : si vous utilisez le mode vocal, la reconnaissance vocale est effectuée par votre navigateur, et certains navigateurs envoient l’audio au service de leur éditeur pour le convertir en texte.
• Conseillers professionnels tels que des avocats et des comptables, tenus à des obligations de confidentialité.
• Raisons juridiques : lorsque la loi, une assignation ou une décision de justice l’exige, ou pour protéger les droits, la sécurité et les biens de nos clients, de notre équipe, de vous-même ou d’autres personnes.
• Transferts d’entreprise : si nous sommes concernés par une fusion, une acquisition ou une cession d’actifs, les informations peuvent être transférées dans le cadre de cette opération, sous réserve de cette politique.

Cookies et stockage du navigateur

Nous utilisons uniquement les cookies et le stockage du navigateur nécessaires au fonctionnement de ce site web. Il n’y a aucun cookie publicitaire ni de suivi intersites.

Cookies

• ava_sid (strictement nécessaire) : un code aléatoire qui relie votre navigateur à votre conversation avec Ava. Secure et HttpOnly. Expire lorsque la conversation est supprimée, au plus tard 24 heures après son début.
• icm_admin (personnel uniquement) : maintient la connexion des membres de l’équipe InCareMD au portail d’administration. Expire au bout de 12 heures.
• icm_oauth (personnel uniquement) : protège l’étape de connexion Microsoft pour les membres de l’équipe. Expire au bout de 10 minutes.

Stockage du navigateur

• icm-live (stockage local) : vous permet de poursuivre un chat en direct avec notre équipe après avoir rechargé la page.
• ava (stockage de session) : mémorise l’état du panneau d’Ava tant que votre onglet est ouvert.
• ava-neural-voice (stockage local) : mémorise si votre appareil est assez rapide pour la voix naturelle d’Ava.
• Préférences de page (stockage de session) : mémorise de petits détails pour la visite en cours, par exemple si vous avez vu l’animation d’accueil ou une offre, et votre position de défilement.

Vous pouvez effacer les cookies et le stockage à tout moment dans les paramètres de votre navigateur. Si vous les bloquez, le site fonctionne toujours, mais Ava et le chat en direct risquent de ne pas se souvenir de votre conversation.

Durée de conservation des informations

• Conversations avec Ava : supprimées automatiquement 24 heures après leur début. Vous pouvez en supprimer une plus tôt avec le bouton « Démarrer une nouvelle conversation ».
• Chat en direct, demandes et rendez-vous : conservés aussi longtemps que nécessaire pour assurer le suivi, fournir nos services et tenir nos registres commerciaux, puis supprimés.
• Candidatures : conservées pendant l’examen de votre candidature et pendant une durée raisonnable par la suite au cas où un poste adapté se libérerait, sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt.
• Newsletter : conservée jusqu’à votre désinscription. Ensuite, nous ne conservons que votre adresse e-mail et la date de désinscription afin de respecter votre choix.
• Sauvegardes : les copies des données du site web dans nos sauvegardes sont remplacées selon un calendrier de rotation.

Comment nous protégeons les informations

Le site web utilise des connexions chiffrées (HTTPS). L’accès administrateur est limité aux membres de l’équipe nommément désignés, disposant de comptes individuels, de rôles qui limitent ce que chacun peut voir et de mots de passe stockés uniquement sous forme d’empreintes salées. Les conversations avec Ava sont liées à votre navigateur et supprimées automatiquement. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement sûre ; nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue, mais nous nous efforçons de protéger vos informations et nous révisons régulièrement nos mesures de protection. Pour en savoir plus, consultez notre page Sécurité.

Vos droits en matière de confidentialité

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit de :

• Savoir quelles informations personnelles nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie.
• Faire corriger les informations erronées.
• Faire supprimer vos informations.
• Recevoir vos informations dans un format portable.
• Vous opposer à certaines utilisations ou les limiter, et retirer le consentement que vous avez donné.
• Refuser la vente ou le partage de vos informations personnelles. Nous ne les vendons ni ne les partageons, mais vous pouvez tout de même en faire la demande.
• Ne pas faire l’objet d’un traitement différent pour avoir exercé ces droits.

Les résidents de Californie disposent de ces droits en vertu du California Consumer Privacy Act, tel que modifié. Nous ne vendons pas les informations personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, et nous n’utilisons pas d’informations personnelles sensibles pour déduire des caractéristiques vous concernant. Vous pouvez faire appel à un mandataire autorisé pour présenter une demande.

Australie : nous traitons les informations personnelles conformément au Privacy Act 1988 et aux Australian Privacy Principles. Vous pouvez demander à accéder à vos informations ou à les faire corriger. Si notre réponse à une réclamation ne vous satisfait pas, vous pouvez contacter l’Office of the Australian Information Commissioner.

Visiteurs de l’UE et du Royaume-Uni : vous disposez des droits énumérés ci-dessus en vertu du RGPD et du RGPD britannique, et vous pouvez déposer une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données.

Pour présenter une demande, écrivez à contact@incaremd.com ou appelez le (833) 4-CARE-98. Nous confirmerons votre demande, vérifierons votre identité en la rapprochant des informations que vous nous avez communiquées et répondrons dans le délai prévu par la loi. Vous pouvez vous désinscrire de la newsletter à tout moment grâce au lien présent dans chaque e-mail de la newsletter.

Do Not Track et Global Privacy Control

Nous ne vous suivons pas sur d’autres sites web. Si votre navigateur envoie un signal Global Privacy Control, nous le traitons comme une demande de refus de la vente ou du partage de vos informations personnelles pour ce navigateur. Nous ne vendons ni ne partageons en aucun cas les informations personnelles. Il n’existe pas de norme commune pour les signaux Do Not Track ; nous n’y répondons donc pas séparément.

Enfants

Ce site web s’adresse aux entreprises de santé et aux candidats à l’emploi. Il n’est pas destiné aux enfants, et nous ne recueillons pas sciemment d’informations personnelles auprès de personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez qu’un enfant nous a transmis des informations, contactez-nous et nous les supprimerons.

Transferts internationaux

Nous avons des bureaux aux États-Unis et en Australie, et nos prestataires de services peuvent traiter des informations dans d’autres pays. Lorsque des informations circulent entre pays, nous les protégeons comme le décrit cette politique et recourons à des garanties contractuelles ou autres lorsque la loi l’exige.

Informations de santé des patients

Ce site web est réservé aux demandes professionnelles. Merci de ne pas envoyer d’informations de santé des patients par ses formulaires, le chat en direct ou Ava. Les informations des patients que nous traitons pour nos clients sont protégées par la loi HIPAA et par un accord de partenaire commercial (BAA) conclu avec chaque client, et non par cette politique. Consultez notre avis HIPAA.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Nous modifierons alors la date de « Dernière mise à jour » en haut de la page et, pour les changements importants, nous en informerons les visiteurs sur ce site web ou par e-mail, le cas échéant.

Nous contacter

Pour toute question sur cette politique ou sur vos informations :

• E-mail : contact@incaremd.com
• Téléphone: (833) 4-CARE-98 (du lundi au vendredi 9 du matin au 5 PM EST)
• Mail: InCareMD, 12910 Cloverleaf Center Dr, Suite 110, Germantown, MD 20874, United States
• Adresse postale: InCareMD, 6/13 Hunter St, Parramatta NSW 2150, Australie