Datenschutzrichtlinie

Wer wir sind

InCareMD bietet Empfangsservice, medizinische Abrechnung und Erlösmanagement sowie medizinisches Marketing für Gesundheitsdienstleister in Verbindung mit der Software Pulseline und MDClaim360. In diesen Richtlinien bezeichnen „wir“, „uns“ und „unser“ InCareMD. Unsere Standorte sind:

• Hauptsitz, Vereinigte Staaten: 12910 Cloverleaf Center Dr, Suite 110, Germantown, MD 20874, Vereinigte Staaten
• Betriebsbüro, Australien: 6/13 Hunter St, Parramatta NSW 2150, Australien

Was diese Police abdeckt

Diese Richtlinie gilt für Informationen, die über diese Website, einschließlich ihrer Formulare, des Buchungstools, der Newsletter-Anmeldung, des Live-Chats mit unserem Team und des Website-Assistenten Ava, erfasst werden. Sie gilt nicht für Patientendaten, die wir im Rahmen einer Vereinbarung mit Geschäftspartnern für unsere Kunden verarbeiten (siehe Patientengesundheitsdaten), oder für Websites, auf die wir verlinken.

Informationen, die wir sammeln

Informationen, die Sie uns geben

• Kontakt- und Buchungsanfragen: Ihr Name, Name der Praxis, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die Dienstleistung, an der Sie interessiert sind, Ihre Nachricht, Ihre Einwilligungserklärung und, wenn Sie eine kostenlose Überprüfung buchen, das Datum und die Uhrzeit, die Sie wählen.
• Bewerbungen: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, die Stelle, für die Sie sich bewerben, Ihre Erfahrung, Sprachen, Standort, Verfügbarkeit, Startdatum, ein optionaler LinkedIn, Lebenslauf- oder Portfolio-Link, Ihre Nachricht und Ihre Einwilligungsentscheidung.
• Newsletter: Ihre E-Mail-Adresse und das Datum Ihrer Anmeldung bzw. Abmeldung.
• Live-Chat mit unserem Team: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse (falls angegeben), die Seite, von der Sie gestartet sind, Ihre Nachrichten, unsere Antworten und Ihre Bewertung.
• Chats mit Ava: die Nachrichten, die Sie tippen oder an Ava sprechen, und ihre Antworten.

Automatisch erfasste Informationen

• Server- und Sicherheitsprotokolle: Wie die meisten Websites protokollieren auch unsere Server und unser Hosting-Anbieter technische Details jeder Anfrage, z. B. Ihre IP-Adresse, Ihren Browsertyp, die angeforderte Seite und den Zeitpunkt. Wir verwenden diese Daten, um den Betrieb und die Sicherheit der Website zu gewährleisten.
• Missbrauchsschutz: Wir verwenden Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Speicher, um wiederholte Anfragen zu begrenzen, z. B. zu viele Formularübermittlungen in kurzer Zeit.
• Ava Sitzungsdaten: Ein zufälliger Sitzungscode in einem Cookie und ein gesalzener Einweg-Hash Ihrer IP-Adresse, sodass nur Ihr Browser Ihren Chat wieder öffnen kann. Wir speichern niemals die IP-Adresse selbst für Ava Chats.
• Nutzungsstatistiken: einfache Tageswerte, wie die Anzahl der Konversationen, Buchungen und Nachrichten. Diese Statistiken lassen keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu. Wir verwenden keine Analyse-Tools von Drittanbietern, Werbe-Cookies oder Tracking-Pixel.

Informationen aus anderen Quellen

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren oder uns persönlich treffen, können wir Ihre Angaben in Ihre Akte aufnehmen, um Ihnen weiterhelfen zu können.

Wie wir Informationen nutzen

• Um Ihre Fragen zu beantworten, einen Termin für Ihre kostenlose Beratung zu vereinbaren und Ihnen die Kalendereinladung und Erinnerungen zuzusenden.
• Um Ihnen ein Angebot zu erstellen und, falls Sie Kunde werden, unsere Dienstleistungen einzurichten und zu erbringen.
• Bewerbungen prüfen und Bewerber kontaktieren.
• Wir versenden den Newsletter an diejenigen, die ihn angefordert haben. Jede Newsletter-E-Mail enthält einen Link zum Abmelden, der mit einem Klick aktiviert wird.
• Um Live-Chat und Ava auszuführen, einschließlich der Anzeige Ihrer Konversation.
• Um die Sicherheit der Website zu gewährleisten, Missbrauch vorzubeugen und Probleme zu beheben.
• Um zu verstehen, wie die Website insgesamt genutzt wird, damit wir sie verbessern können.
• Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie auch nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter.

Rechtsgrundlagen

Soweit Gesetze wie die EU- oder die britische Datenschutz-Grundverordnung Anwendung finden, stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen: die Durchführung von Maßnahmen, die Sie vor Vertragsabschluss anfordern, und die Erfüllung eines Vertrags (Beantwortung von Anfragen, Buchungen und Dienstleistungen); unsere berechtigten Interessen am Betrieb, der Sicherung und der Verbesserung unseres Unternehmens und unserer Website (Sicherheitsprotokolle, Nutzungsstatistiken, Nachverfolgung von Anfragen); Ihre Einwilligung (Newsletter und, falls erforderlich, für Bewerbungen), die Sie jederzeit widerrufen können; und die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen.

Wie wir Informationen austauschen

Wir geben Informationen nur wie hier beschrieben weiter:

• Dienstleister, die vertraglich für uns tätig sind und die Informationen ausschließlich zur Erbringung ihrer Dienstleistungen für uns verwenden dürfen: Microsoft 365 für E-Mails, Kalendereinladungen und Teams-Besprechungen; unser Hosting-Anbieter für die Server, auf denen diese Website läuft; unser E-Mail-Zustellungsanbieter, wenn wir E-Mails auf anderem Wege versenden; und, sofern aktiviert, KI- und Sprachdienstanbieter, die Ava dabei unterstützen, Fragen zu verstehen oder Antworten auszusprechen. Die Stimme von Ava wird normalerweise auf unserem eigenen Server oder durch die integrierte Sprachausgabe Ihres Browsers erzeugt.
• Google Schriftarten: Diese Website lädt ihre Schriftarten von den Servern von Google, was bedeutet, dass Ihr Browser beim Laden einer Seite Ihre IP-Adresse und Browserdetails an Google sendet.
• Der Sprachdienst Ihres Browsers: Wenn Sie den Sprachmodus verwenden, wird die Spracherkennung von Ihrem Browser durchgeführt, und einige Browser senden das Audio an den Dienst ihres Herstellers, um es in Text umzuwandeln.
• Professionelle Berater wie Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer unterliegen der Schweigepflicht.
• Rechtliche Gründe: wenn dies gesetzlich, durch Vorladung oder Gerichtsbeschluss vorgeschrieben ist oder um die Rechte, die Sicherheit und das Eigentum unserer Kunden, unseres Teams, von Ihnen oder anderen zu schützen.
• Unternehmensübertragungen: Sollten wir an einer Fusion, einem Unternehmenserwerb oder dem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt sein, können Informationen im Rahmen dieser Transaktion gemäß dieser Richtlinie übertragen werden.

Cookies und Browserspeicherung

Wir verwenden ausschließlich die Cookies und den Browserspeicher, die für den Betrieb dieser Website erforderlich sind. Es werden keine Werbe- oder Website-übergreifenden Tracking-Cookies verwendet.

Cookies

• ava_sid (unbedingt erforderlich): Ein zufälliger Code, der Ihren Browser mit Ihrem Ava-Chat verknüpft. Sicher und nur über HTTP. Läuft ab, sobald der Chat gelöscht wird, spätestens jedoch 24 Stunden nach dessen Beginn.
• icm_admin (nur für Mitarbeiter): Hält InCareMD Teammitglieder im Admin-Portal angemeldet. Läuft nach 12 Stunden ab.
• icm_oauth (nur für Mitarbeiter): Schützt den Microsoft-Anmeldeschritt für Teammitglieder. Läuft nach 10 Minuten ab.

Browserspeicher

• icm-live (lokaler Speicher): Ermöglicht es Ihnen, einen Live-Chat mit unserem Team fortzusetzen, nachdem Sie die Seite neu geladen haben.
• ava (Sitzungsspeicher): Speichert den Zustand des Ava-Panels, solange Ihr Tab geöffnet ist.
• ava-neural-voice (lokaler Speicher): Speichert, ob Ihr Gerät schnell genug für die natürliche Stimme von Ava ist.
• Seiteneinstellungen (Sitzungsspeicher): Speichert kleine Details für den aktuellen Besuch, z. B. ob Sie die Begrüßungsanimation oder ein Angebot gesehen haben und Ihre Scrollposition.

Sie können Cookies und Speicher jederzeit in Ihren Browsereinstellungen löschen. Wenn Sie diese blockieren, funktioniert die Website weiterhin, aber Ava und der Live-Chat speichern Ihre Konversation möglicherweise nicht.

Wie lange wir Informationen aufbewahren

• Ava Chats: werden 24 Stunden nach ihrem Start automatisch gelöscht. Sie können einen Chat früher löschen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neuen Chat starten“ klicken.
• Live-Chat, Anfragen und Buchungen: werden so lange gespeichert, wie es für die Nachverfolgung, die Erbringung unserer Dienstleistungen und die Führung von Geschäftsunterlagen erforderlich ist, und anschließend gelöscht.
• Bewerbungen: Wir speichern Ihre Bewerbung, solange wir sie prüfen, und auch danach für einen angemessenen Zeitraum, falls sich eine passende Stelle ergibt, es sei denn, Sie bitten uns, sie früher zu löschen.
• Newsletter: Ihre E-Mail-Adresse wird so lange gespeichert, bis Sie sich abmelden. Danach speichern wir nur noch Ihre E-Mail-Adresse und das Datum Ihrer Abmeldung, um Ihre Entscheidung zu berücksichtigen.
• Backups: Kopien der Website-Daten in unseren Backups werden regelmäßig ersetzt.

Wie wir Informationen schützen

Die Website verwendet verschlüsselte Verbindungen (HTTPS). Der Administratorzugriff ist auf namentlich genannte Teammitglieder mit individuellen Konten beschränkt. Die Rollen schränken die Sichtbarkeit der einzelnen Personen ein, und Passwörter werden ausschließlich als gesalzene Hashes gespeichert. Ava-Chats sind an Ihren Browser gebunden und werden automatisch gelöscht. Da keine Übertragungs- oder Speichermethode absolut sicher ist, können wir keine absolute Sicherheit garantieren. Wir arbeiten jedoch daran, Ihre Daten zu schützen und überprüfen unsere Sicherheitsvorkehrungen regelmäßig. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite „Sicherheit“.

Ihre Datenschutzrechte

Je nach Ihrem Wohnort haben Sie möglicherweise das Recht auf:

• Erfahren Sie, welche persönlichen Daten wir über Sie speichern und fordern Sie eine Kopie davon an.
• Korrigieren Sie falsche Informationen.
• Löschen Sie Ihre Daten.
• Sie erhalten Ihre Informationen in einem portablen Format.
• Sie können bestimmten Nutzungen widersprechen oder diese einschränken und Ihre erteilte Einwilligung widerrufen.
• Sie können der Weitergabe oder dem Verkauf Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen. Wir verkaufen oder teilen Ihre Daten nicht, aber Sie können trotzdem anfragen.
• Sie dürfen nicht anders behandelt werden, weil Sie diese Rechte ausüben.

Einwohner Kaliforniens haben diese Rechte gemäß dem California Consumer Privacy Act (CCPA) in seiner geänderten Fassung. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für verhaltensbasierte Werbung über verschiedene Kontexte hinweg weiter. Wir verwenden keine sensiblen personenbezogenen Daten, um Rückschlüsse auf Ihre Persönlichkeit zu ziehen. Sie können einen Bevollmächtigten mit der Geltendmachung eines Antrags beauftragen.

Australia: we handle personal information in line with the Privacy Act 1988 and the Australian Privacy Principles. You may ask to access or correct your information. If you are not satisfied with our response to a complaint, you may contact the Office of the Australian Information Commissioner.

Besucher aus der EU und Großbritannien: Ihnen stehen die oben genannten Rechte gemäß der DSGVO und der britischen DSGVO zu, und Sie können sich bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde beschweren.

Um eine Anfrage zu stellen, senden Sie eine E-Mail an contact@incaremd.com oder rufen Sie uns unter (833) 4-CARE-98 an. Wir bestätigen Ihre Anfrage, überprüfen Ihre Identität anhand der von Ihnen angegebenen Daten und antworten Ihnen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist. Sie können den Newsletter jederzeit über den Link in jeder Newsletter-E-Mail abbestellen.

Nicht verfolgen und globale Datenschutzeinstellungen

Wir verfolgen Ihre Aktivitäten nicht über andere Websites hinweg. Wenn Ihr Browser ein „Do Not Track“-Signal sendet, werten wir dies als Widerspruch gegen den Verkauf oder die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten für diesen Browser. Wir verkaufen oder teilen personenbezogene Daten grundsätzlich nicht. Da es keinen einheitlichen Standard für „Do Not Track“-Signale gibt, reagieren wir nicht gesondert darauf.

Kinder

Diese Website richtet sich an Unternehmen im Gesundheitswesen und Bewerber. Sie ist nicht für Kinder bestimmt, und wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16. Sollten Sie der Ansicht sein, dass uns ein Kind Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir diese löschen können.

Internationale Überweisungen

Wir haben Niederlassungen in den USA und Australien, und unsere Dienstleister verarbeiten möglicherweise Daten in anderen Ländern. Wenn Daten zwischen Ländern übermittelt werden, schützen wir sie gemäß dieser Richtlinie und setzen vertragliche oder andere Sicherheitsvorkehrungen ein, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Patientengesundheitsinformationen

Diese Website dient ausschließlich geschäftlichen Anfragen. Bitte senden Sie keine Patientendaten über die Formulare, den Live-Chat oder Ava. Die von uns für unsere Kunden verarbeiteten Patientendaten unterliegen HIPAA und einer Vereinbarung mit jedem Kunden zur Auftragsverarbeitung, nicht dieser Datenschutzerklärung. Lesen Sie unsere HIPAA-Datenschutzerklärung.

Änderungen dieser Richtlinie

Diese Richtlinie kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Das Datum der letzten Aktualisierung oben auf der Seite wird entsprechend angepasst. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie gegebenenfalls auf dieser Website oder per E-Mail.

Kontaktieren Sie uns

Fragen zu dieser Richtlinie oder Ihren Daten:

• E-Mail: contact@incaremd.com
• Telefon: (833) 4-CARE-98 (Mo–Fr 9 AM–5 PM EST)
• Postanschrift: InCareMD, 12910 Cloverleaf Center Dr, Suite 110, Germantown, MD 20874, Vereinigte Staaten
• Postanschrift: InCareMD, 6/13 Hunter St, Parramatta NSW 2150, Australien